文件版本控制的例子

由于大多数新的ECM部署已转移到云环境，文档存储的版本控制已不再是 IT 优先事项。因此，业务优先级推动了版本控制需求，而不是 IT 团队，尽管他们直接参与 ECM 采购和部署。

对于简单的协作文档，保留最后 50 或 500 个副本是可行的。然而，组织经常忽略他们应该将每个版本保留多长时间，并且某些迭代比其他迭代更重要。组织应将版本控制视为一种工具，而不仅仅是启用的功能。

文档版本控制示例

内容团队可以采用多种方法来控制文档版本。每种方法都对应于特定的业务需求，组织通常会根据不同的业务需求使用多种方法。

以下五个高级策略适合大多数业务案例。

自动保存平衡行为。一个基本的、增量的版本控制方案对于仍然必须完成的内容是有意义的——尤其是具有多个编辑器的内容。

迭代文档。文档通常有自己的版本控制方案或与外部编号系统的关联。员工可以使用主要版本(1.0、2.0 等)和次要版本(2.0、2.1 等)来查看哪些迭代与编辑过程的哪些状态相关。

组织经常使用次要版本来迭代草稿，而主要版本代表最终的批准文件。之后，内容团队可以清除次要副本，这些次要副本在主要版本发布时变得无关紧要。

受控文档。对于受控文件，组织拥有一份正式版本的文件。即使一个较新，其他所有副本要么是草稿，要么是历史记录。当批准的版本成为当前版本时，内容团队可以将其放置在一个中心位置，它成为未来的事实来源。内容团队应保留这些副本的历史记录，以在出现有关过去状态的问题时显示每个版本何时有效。

虽然这种方法类似于迭代文档，但受控文档只有一个正式版本的位置，并存档以前的正式版本。这些方法也因生效日期而异，因为已发布的版本在一段时间内仍然有效。如果内容团队在特定时间知道哪个是官方的，则此版本控制可以帮助进行审计跟踪。

标签。在这种情况下，内容团队可以标记特定版本以表示状态和相关性。这种方法使人们能够在编辑过程中找到特定状态的特定版本。

虽然“已批准”、“原始”和“当前”是显而易见的标签，但其他命名约定可能有用。例如，团队可能会使用“CEO 评论”来跟踪 CEO 给出具体指导的文档。标签还可以标记文档的关键变体。如果 HR 政策适用于特定国家/地区的员工，则 HR 部门可以标记文档以指定该位置。特定标签可以确保内容团队不会错误地清除有用的旧文档。

清除旧版本。此示例是大多数版本控制方法的一部分。旧草案对组织缺乏价值，未经批准或非官方的声明可能会失去背景并引起混乱。

即使对于协作内容，内容团队也应确定是否必须随时保留所有草稿。组织可以从处理过时和不必要的文档并知道要保留哪些旧版本的策略中受益。标签和主要版本控制也在这里发挥作用。如果 ECM 系统不支持这些功能，内容团队可以将关键版本从工作目录移到已发布或存档的位置。

并非每种类型的文档都可以放入特定的存储桶中。有时，内容团队需要一种混合方法。然而，当这些团队了解不同文档类型的目的时，他们可以确定正确的版本控制方法。

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